متقاعد کردن مدیران به استفاده از نرم‌افزار آزاد

(1820 مجموع کلمات موجود در متن)
(5734 بار مطالعه شده است)  

متقاعد کردن مدیران به استفاده از نرم‌افزار آزاد

نکاتی برای دفاع بهتر

نوشته: ماریا وینسلو [۱]

تلاشهای بنیانی مدیران سیستم، لینوکس و سایر نـرم افـزارهای آزاد را به مسیر اصلی کشانده است. برای اینکه مدافع تاثیر‌گذار نرم‌افزار آزاد در محل کار خود باشید می‌بایست بــه زبـان مدیران صحبت کنید و آنها را با دیدگاه خودشان متقاعد نمایید. این مقاله توضیح می‌دهد که چطور ادعای خود را مطــرح کنیـد، چرا مخاطبان شما متفاوتند، چگونه آنها را با دلیل کاهش هزینه گرفتار کنید و [همچنین] دو رازی را آشکار می‌کند که اسلحه‌های شما در تلاش برای ترویج نرم‌افزار آزاداند.

این مقاله روشن می‌کند که چرا سرزنش کردن مایکروسافت شما را در رسیدن به هدفتان کمک نمی‌کند، کدام توصیه‌های انتقال [به نرم‌افزار آزاد] برای مدیریت عملی‌تر و محتمل‌تر به نظر خواهند رسید، و چطور باید این گزینه‌ها را عرضه کرد تا مدیران به آن پاسخ [مثبت] دهند. مقاله درباره تفاوت اهداف شما و مدیریت بحث می‌کند و اینکه چطور می‌توان این دو را به هم نزدیک کرد. سرانجام در این مقاله بازده سرمایه (ROI) تبیین می‌شود و نشان داده می‌شود که چطور با کنار هم گذاشتن چند معادله ساده می‌توانید از ادعای خود دفاع کنید.

قانون طلایی دفاع

مهمترین مورد برای بخاطر سپردن هنگام طرح قضــیه نرم‌افزار آزاد حساســیت شــما به مخاطبتان است. بــا کــه صحبت می‌کنید؟ آنها چقدر فنی هستند؟ چه چیزی برایشان از همه مهمتر است؟ شما باید نگرانی‌هایشان را بشناسید. خیلی‌ها فکر می‌کنند نوعی تواضع از سر ادب است اگر به آنها بگویید در حال بررسی ره‌یافتهای نرم‌افزار آزاد مختلفی هستید و مایلید دغدغه‌هایشان را زمانی که گزینه‌های مختلف را بررسی می‌کنید بحساب آورید.

نکته اول: مایکروسافت را شماتت نکنید

نکوهش مایکروسافت می‌تواند نتیجه متضادی در دفاع شما از نرم‌افزار آزاد به بار آورد. این وضع سه دلیل عمده دارد. اولین و بهترین دلیل این است که شما در واقع لزومی ندارد چنین کاری بکنید. موسسه تحقیقاتی ژوپیتر در سال ۲۰۰۳ تحقیقاتی را بر روی متخصصات فن‌آوری اطلاعات در شرکتهای تجاری کوچک تا متوسط انجام داده و این سوال را مطرح کرده که از چه نرم‌افزار آزادی استفاده می‌کنند و چرا. اولین دلیل برای مهاجرت به لینوکس صرفه‌جویی در هزینه، امنیت یا قابلیت اطمینان نبود. شاید تعجب برانگیز باشد که دلیل اولی که برای مهاجرت به نرم‌افزار آزاد مطرح شده بود خلاص شدن از دست مایکروسافت بود. بنابراین لزومی ندارد که شما چیزی را نفی کنید. مخاطب شما به هر حال به آن فکر می‌کند.

دلیل دوم اندکی به روانشناسی عامه مربوط است. اینطور فرض کنید: وقتی شما مایکروسافت را بدنــام می‌کنید به کسانی توهین می‌کنید که فقط تجربه کار با مایکروسافت را دارند. حتـی اگر مخاطبین شما یا حداقل درصدی از آنها جزء این دسته باشند. پس مراقب باشـید به اصول دانش حرفه‌ای آنها توهین نکنید. دلـیل سوم این است که اگر شما مثبت‌اندیش باشید و مانع بکار بردن خفت‌آور نامی شوید معتبرتر و حرفه‌ای‌تر خواهید نمود.

نکته دوم: عملگرا باشید

بر توصیه‌هایی که به نظر می‌رسد عملی‌تر و محتمل‌تر هستند تمرکز کنید. مبارزه شما باید در مرز سرمایه باشد. با سیستمهایی که کمتر حساس هستند. بهتر است توصیه‌های مهاجرت را با سیستمهایی شروع کنید که احتمال برخورد با نارسایی‌های غیرقابل‌قبول در آنها کمتر است. فراموش نکنید که هنگام مشخص کردن کاندیداهای بالقوه، به درک مدیران از شکست هم توجه کنید. برای مثال سیستمهای ارسال و دریافت ایمیل نقطه دشواری برای شروع هستند مگر اینکه مجبور به ارتقاء در این حیطه باشید. مدیران بشکل طبیعی از مهاجرتهایی که احساس کنند ریسک بالایی از شکست را دارد پرهیز می‌کنند.

زیرساختهای اولیه شبکه معمولاً بهترین نقطه برای شروع‌اند. وب سرورها، DNS سرورها، سیستمهای مدیریت محتوای وب، فیلترهای اسپم/ویروس، و خدمات شبیه به آن با لینوکس و نرم‌افزار آزاد برای عموم قابل اعتماداند. گاهی می‌توان با استفاده دوباره از یک قطعه سخت‌افزاری برای ترویج لینوکس جلب موافقت کرد. پس این امکان را از نظر دور ندارید بخصوص برای فایل سرورها. بله گفتن برای مدیریت آسانتر است وقتی که سرمایه هزینه شده خیلی پایین باشد.

در تلاشهایتان مطمئن باشید که تاکید کرده‌اید قبول نرم‌افزار آزاد لازم نیست بنیانی باشد؛ فقط چند سیستم در نقشهای نه چندان حساس برای کاهش هزینه و افزایش تجربه کارکنان برای تغییرات آینده کافی است.

نکته سوم: بحثهای فنی را کنار بگذارید

گاهی ممکن است به نظر بیاید که مدیریت، توصیه‌های فنی شما را جدی نمی‌گیرد. بدانید که اهداف شما با هدفهای مدیران فرق دارد. شما مایلید که با بهترین تکنولوژی کار کنید، مهارتهای خود را به جدیدترین تکنولوژیهایی که توسعه می‌یابند ارتقاء دهید و با استفاده از ابزارهایی که کار شما را راحت‌تر می‌کنند کارایی خود را بالا ببرید. شما تکنولوژی‌گرا هستید. مدیریت می‌خواهد جایگاه خود را حفظ کند، مطمئن شود که هیچ‌چیز خیلی غلط نیست، دیگران را از شکایت باز دارد و همه اینها را با بودجه محدود انجام دهد. آنها تکنولوژی‌گرا نیستند. توجه کنید که تکنولوژی موجود جزء لیست مهمترین اهداف نیست. فقط اهمیتی میانه دارد.

اهمیت موضوع در این است که وقتی شما بر تکنولوژی تمرکز می‌کنید مدیریت فکر می‌کند نقشه کلی را نمی‌فهمید. برای مدیریت موضوع، خوب راه انداختن کارهاست آنقدر که همه بشکلی معقول در حصار بودجه‌ای محدود راضی باشند. اگر استدلال اصلی شما برای مدیریت از ابتدا بر برتری تکنولوژی متمرکز باشد، از نظر آنها شما فقط بخش کوچکی از ماجرا را دریافته‌اید. حتی بدتر؛ اگر شما در برابر مدیران با همکارتان بر سر تکنولوژی بحث کنید ممکن است بیشتر پس زده شوید.

برای مثال شاید شما اجرای سرور ایمیل Sendmail بر روی لینوکس را توصیه کنید. همکار شما ممکن است از Postfix دفاع کند چون امن‌تر است. وقتی شما بحث بر سر شایستگی فنی هر روش را شروع می‌کنید ممکن است رئیستان بحث فنی را اینطور تفسیر کند که هر دو روش انتخاب غلطی است و ممکن است مخاطره‌آمیز باشد. با تمرکز بر مسائل فنی و بخصوص بحــث بر سر نکات تکنیکی، شما و همکارتان خطر بیشتری (یا حداقل احساس خطر بیشتری) را در این معادله طرح می‌کنید. پس بحث فنی را کنار بگذارید و بجای آن بر دو اسلحه سرّی خود تمرکز کنید.

اسلحه سرّی اول: تحقیقات موردی

مدیریت تحقیقات موردی را دوست دارد. آنها مثل قصه‌اند، راحت و سریع خوانده می‌شوند و با آنها به راحتی می‌توان با مسائل آشنا شد. مهمتر از همه تحقیقات موردی برای مدیریت مثل مدرک‌اند. تحقیقات موردی بطور معمول و بطور عمده بازتاب نظر همتایان مدیران در بخش فن‌آوری اطلاعات‌اند و تائید یک همتا تاثیر زیادی دارد. پس شروع به جستجو کنید.

وقتی در حال جستجو برای یافتن تحقیقی موردی هستید این دو قانون ساده را دنبال کنید:

• از تحقیقات موردی انجام شده توسط فروشندگان پرهیز کنید. چون چنین تحقیقاتی بیش از اینکه واقعاً معتبر باشند بطور معمول مثل تبلیغهای بازاریابی‌اند. بهترین منبع شما همیشه مجله‌ها هستند چون تحقیقاتشان مستقل است.

• تحقیقاتی را انتخاب کنید که تا حد امکان شبیه سناریوی خودتان هستند تا در تشخیص اینکه توصیه‌های نرم‌افزار آزاد شما چقدر می تواند در شرایط خاص خودتان مانند مورد تحقیق شده موثر باشد به مدیریت کمک کند. در نظر داشته باشید که تحقیق موردی تا چه میزان بازتابنده حیطه کاری شماست یا اینکه زمینه بنیانی فن‌آوری اطلاعاتی آن نزدیک است.

اسلحه سرّی دوم: پول را نشانشان دهید

تنها روشی که بیشترین تاثیر را برای هر تصمیمی در گسترش استفاده از نرم‌افزار آزاد می‌گذارد آماده کردن توجیه مالی است. وقتی شما به رئیستان نموداری ارائه می‌دهید که بیانگر سود حاصل از صرفه‌جویی در هزینه است مدیران توصیه‌های مهاجرت شما را جدی‌تر می‌گیرند. خوشبختانه این کار پیچیده‌ای نیست.

بازده سرمایه [۲] (ROI)

بازده سرمایه (ROI) که نسبت هزینه-فایده هم نامیده می‌شود، سود حاصل از هر واحد هزینه سرمایه است. ROI را می‌توان اینطور فهمید »برای هر هزار ریال هزینه شده X ریال بازگشته است«.

سود = مجموع مقدار صرفه‌جویی شده (قیمت نرم‌افزار اختصاصی منهای قیمت نرم‌افزار آزاد)

ROI = سود/هزینه (سود تقسیم بر هزینه)

برای محاسبه ROIی یک مهاجرت بخصوص به چند مورد از هزینه‌ها نیاز دارید. در صورت امکان از داده‌های بودجه‌بندی تاریخ‌دار برای بدست آوردن دقیقترین نتیجه استفاده کنید. همه، قیمتهای یکسانی برای نرم‌افزار نمی‌پردازند بنابراین اگر از قیمتهایی که سازمان خود شما می‌پردازد استفاده کنید محاسبات شما معتبرتر خواهد بود. باید دو حساب را بررسی کنید: هزینه ارتقاء سیستم در وضع کنونی و هزینه بسط نرم‌افزار آزاد جایگزین مورد نظر خودتان. با احتساب هر آنچه که سازمان شما با بکار نگرفتن نرم‌افزار آزاد باید بپردازد هزینه وضع کنونی سیستم را محاسبه کنید. هزینه بکارگیری نرم‌افزار آزاد نباید صفر دلار باشد. این نه باورکردنی است و نه صحیح است. حتماً هزینه قراردادهای پشتیبانی و واگذار کردن بکارگیری نرم‌افزار آزاد به دیگران یا آموزش کارکنان را اضافه کنید حتی اگر برای خود نرم‌افزار هیچ نمی‌پردازید.

چرا ROI و نه TCO؟

TCO سرنام عبارت »مجموع هزینه مالکیت« [۳] است که هزینه سیستم را برای تمام دوره کارکردش معین می‌کند. پس چرا باید ROI را محاسبه کنید نه TCO را؟ یک دلیل سـاده برای استفاده از ROI وجود دارد؛ محاسبه آن آسان است. ROI هزینه‌های استفاده از یــک سیســتم را که در زمان بکارگــیری شناخته شده‌اند در نظر می‌گیرد. اما بنا بر طبیعتش TCO مبتنی بر حدســیات است فقط به این علت که شما نمی‌توانید هــزینه نهایی سیستم را تا وقتی که دوره به پایان برسد بدانید. همچنین TCO سود حاصل سازمان را معلوم نمی‌کند بلکه تنها مجموع هزینه دوره کارکرد سیستم را نشان می‌دهد. TCOی کاغذ و قلم پایین‌تر از کامپیوتر رومیزی است اما آشکارا بیشتر سازمانها کامپیوترهای رومیزی را بکار می‌گیرند.

مثالی برای ROI

مثال مهاجرت سرور فایل از ویندوز به لینوکس را در نظر بگیرید. توصیه شما به این دلیل است که سرور توسط ۱۰۰ کاربر مورد استفاده قرار می‌گیرد، ۵ سال عمر کرده و شما با برنامه‌ای برای ارتقاء سخت‌افزاری/نرم‌افزاری روبرو هستید. این زمان مناسبی برای توصیه به مهاجرت است.

برای محاسبه ROIی این توصیه شما باید بدانید:
۱. هزینه ارتقاء سخت‌افزاری و نرم‌افزاری اگر در وضع کنونی بمانیم چقدر خواهد بود؟
۲. هزینه مهاجرت به لینوکس و سامبا چقدر خواهد بود؟

چون eWeek Labs لینوکس/سامبا را در کار فایل سرور دو و نیم برابر سریع‌تر از ویندوز سرور ۲۰۰۳ یافته شما همچنین توصیه به استفاده دوباره از سخت‌افزار هم می‌کنید. وقتی که قیمتها را داشته باشید می‌توانید منفعت مهاجرت برای سازمان را مشخص کنید (هزینه وضع کنونی منهای هزینه نرم‌افزار آزاد). سپس سود را تقسیم بر هزینه کنید تا به ROI برسید.

هزینه ارتقاء در وضع کنونی:

• ویندوز سرور ۲۰۰۳ نسخه Enterprise بعلاوه پروانه دسترسی برای ۲۵ کاربر (۳۹۹۹ دلار)

• ۷۵ پروانه دسترسی دیگر (۲۴۴۸.۷۵ دلار)

• سخت‌افزار جدید برای سرور (۲۰۰۰ دلار)

مجموع هزینه ارتقاء در وضع کنونی: ۸۴۴۷.۷۵ دلار

جایگزین کردن لینوکس:

• دبیان گنو/لینوکس با سامبا (۰ دلار)

• نصب اولیه با پشتیبانی از یک شرکت محلی (۱۵۰۰ دلار)

• استفاده دوباره از سخت‌افزار (۰ دلار)

مجموع هزینه جایگزینی لینوکس/سامبا: ۱۵۰۰ دلار

مجموع سود:

۸۴۴۷.۷۵-۱۵۰۰= ۶۹۴۷.۷۵ دلار

ROI = مجموع سود (۶۹۴۷.۷۵) / هزینه جایگرینی نرم‌افزار آزاد (۱۵۰۰) = ۴۶۳٪

این مثال نشان می‌دهد که یک مهاجرت ساده می‌تواند ROI خیلی خوبی بدست دهد که در قبولاندن اینکه نرم افزار آزاد ایده خوبی برای محیط کاری شماست کمک می‌کند. از این مثال به عنوان پایه محاسباتتان استفاده کنید و تلاش کنید دقیق‌ترین اطلاعات ممکن مربوط به هزینه را بدست آورید.

نمونه خود را خلق کنید

بیاد بیاورید که قانون طلایی دفاع، شناخت مخاطب و آماده بودن برای پاسخ‌گویی به دغدغه‌های آنهاست. مسائل تکنولوژیک برای مدیریت کمتر از شما اهمیت دارد. پس سعی کنید حجم بمباران اطلاعاتی را پایین بیاورید و فقط نکات مهم را به آنها بگویید. مهاجراتهایی را پیشنهاد کنید که بیشتر از همه عملی و کمتر از همه برای مدیریت مخاطره‌آمیز است. در توصیه‌هایتان حرفه‌ای و مثبت‌نگر باشید. تحقیقاتی موردی را جستجو کنید که به وضع شما مربوط باشند – این یکی از اسلحه‌های سرّی شماست. بعلاوه محاسبه یک ROI ساده ارزش وقت گذاشتن را دارد. با استفاده از مثال این مقاله به عنوان یک مبنا می‌توانید مدیران را در سازمان با شناخت خوبتان از نرم‌افزار آزاد تحت تاثیر قرار دهید و موفقیت بیشتری در دفاع از نرم افزار آزاد در درون سازمان بدست آورید.

پروانه

© ۲۰۰۵ ماریا وینسلو

ایـن مقاله با پــروانــه Attribution-Share-alike" Creative Commons" نسخه ۲.۰ کــه در آدرس [۴] در دستــرس اســت منتشر شده است.

درباره نویسنده

به عنوان یک راهنمای ورزیده بازمتن با Virtuas، وینسلو مشتریان را در درک تاثیر فنی و بودجه‌ای نرم‌افزار آزاد بر محیط کاری کامپیوتریشان کمک می‌کند. کتاب جدید او »راهنمای کاربردی مدیران برای نرم‌افزار بازمتن«، سرپرستان بخشهای فن‌آوری اطلاعات و مدیران سیستم را در فرایند یافتن کاربردهای عملی نرم‌افزار آزاد راهنمایی می‌کند تا زیرساختهای موجود را بصورت یکپارچه با هم مربوط نمایند. همچنان که در درک هزینه‌ها و صرفه‌جویی‌ها راه‌گشاست. او سخنگو و نویسنده همیشگی موضوع نرم‌افزار آزاد است. با او می‌توان از طریق سایت Practical Open Source تماس گرفت.

مترجم: بهنام بهجت مرندی blixbox@gmail.com

PDF Version

پانوشت‌ها:

[۱] Maria Winslow
[۲] Return Of Investment
[۳] Total Cost of Ownership
[۴] http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/